Como você administra os processos na sua empresa? Como você registra informações sobre o andamento dos projetos? Como gerencia os estoques? Como organiza o cadastro de clientes? Como armazena os orçamentos?
Se a resposta para essas perguntas inclui documentos e planilhas espalhadas por dezenas de pastas no computador, você precisa ler esse artigo com atenção. Um ERP para construção civil é uma ferramenta indispensável no cenário atual — um setor cada vez mais competitivo, com custos e taxas altas, clientes mais exigentes e margens de lucro apertadas.
Mas como o ERP pode ajudar uma empresa nesse contexto?
Em resumo, ele é uma ferramenta que organiza, integra e automatiza os processos em uma empresa. Existem ERPs para todos os segmentos, com funções muito diferentes entre si. Por isso, os ERPs para construção civil oferecem funcionalidades únicas para lidar com os desafios desse setor: processos complexos, projetos de longo prazo, entre outros.
Então, se você começou a pesquisar sobre esse assunto e quer saber se vale a pena contratar uma ferramenta como essa, nós trazemos um guia completo com tudo que você precisa saber sobre ERPs para construção civil.
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Como é um ERP para construção civil
ERP é uma sigla para enterprise resources planning, que significa planejamento de recursos empresariais, em português. Na prática, ele também pode ser chamado de sistema de gestão empresarial e serve para integrar todos os processos mais importantes em uma empresa.
Como mencionamos, existem ERPs para quase todos os segmentos, desde micro e pequenas empresas até as grandes corporações. Por isso, também existem ERPs com as mais diversas funcionalidades, de acordo com as demandas de cada segmento. Sendo assim, quando você estiver buscando um sistema como esse, precisa escolher um ERP para construção civil.
Eles se diferenciam de outros sistemas por atender às dinâmicas únicas da construção civil — que são muito diferentes de segmentos como indústrias ou varejo.
De maneira geral, uma construtora ou empresa de projetos de engenharia costuma ter menos clientes e menos projetos acontecendo ao mesmo tempo. Mas cada trabalho pode ter várias etapas e demandas inúmeros processos — como contratos com fornecedores, contratação de funcionários temporários, compras de insumos, uso de equipamentos, etc.
Em vista disso, um ERP para construção civil deve ter funcionalidades que compreendam essa complexidade dos projetos e a quantidade de pessoas e processos envolvidos em cada um. Até porque um dos principais objetivos da contratação de um ERP é integrar os processos e torná-los mais simples, trazendo mais eficiência para sua construtora/empresa.
Na prática, um ERP é composto de diversos módulos, que atendem aos vários departamentos e processos de uma construtora/empresa de engenharia. Isso inclui os módulos que listamos a seguir — que podem ter nomes diferentes, em diferentes sistemas:
- Engenharia/Projetos: Auxilia no controle de orçamentos, cronogramas, mão de obra e outros aspectos diretamente ligados à execução dos projetos ou obras.
- Suprimentos/Estoque: Simplifica os processos de logística, o que inclui a compra dos insumos, organização do estoque/almoxarifado, contratação de serviços terceirizados, entre outros detalhes.
- Equipamentos: Se sua empresa tem um inventário de equipamentos que são usados nas obras, esse módulo ajuda na organização disso. Assim, você sabe como (e onde) cada equipamento está e os utiliza da forma mais eficiente.
- Financeiro: Organiza as contas a pagar e contas a receber, além de auxiliar na análise dos orçamentos previstos e realizados. Também facilita a visualização do seu fluxo de caixa e a gestão financeira da empresa, evitando problemas e imprevistos.
- Contabilidade/Fiscal/Documentos: Como sabemos, o setor da construção civil exige uma série de burocracias e impostos. Um ERP também auxilia nisso, mantendo seus documentos (como licenças e comprovantes) organizados e seguros.
- Comercial: Permite administrar sua carteira de clientes, incluindo os cadastros com as informações mais importantes, as fases de prospecção e andamento dos pedidos.
Além dos módulos descritos aqui, você encontra no mercado ERPs para construção civil com módulos de recursos humanos, segurança, qualidade e vários outros. Também é interessante observar que os ERPs costumam gerar gráficos e relatórios com base nas informações que ele registra. Isso ajuda bastante nos processos de tomada de decisão.
Por exemplo: se você percebe que os orçamentos realizados estão sempre acima do previsto, é importante saber se o erro está nos orçamentos (muito baixos) ou na execução (com gastos desnecessários ou desperdícios). Como o ERP para construção civil centraliza as informações da empresa, você consegue cruzar os dados e chegar a uma conclusão com mais rapidez.
Por fim, outro detalhe importante é a integração com outros sistemas. Isso porque empresas de construção civil geralmente usam softwares de gestão de projetos, CAD ou BIM (Building Information Modeling) no cotidiano. Logo, é essencial que os dois sistemas “conversem”, de modo que você não precise atualizar as informações dos projetos no ERP manualmente.
Mas o mais importante é que todos os módulos que descrevemos anteriormente funcionam de forma integrada entre si. Ou seja, uma informação atualizada em um projeto, no módulo de engenharia, é sincronizada também no financeiro, suprimentos, equipamentos e onde mais for necessário atualizá-la. Assim, você dispensa vários trabalhos manuais e repetitivos.
Isso nos remete à questão dos benefícios que você tem ao contratar um sistema ERP para sua construtora. A diminuição do retrabalho é um dos mais interessantes, mas está longe de ser o único, como vamos ver a seguir.
Os benefícios do ERP para construção civil
Ao organizar, integrar e automatizar processos, o ERP para construtoras traz vários benefícios para quem trabalha nelas — especialmente em produtividade. Esses benefícios ficam ainda mais nítido quando comparamos o ERP com suas alternativas: manter registros manuais ou em planilhas/documentos no computador. Observe a seguir.
Informações mais confiáveis
Quando você organiza as informações da sua construtora/empresa em planilhas, você precisa digitar tudo manualmente — e uma informação que muda num projeto precisa ser atualizada em várias outras planilhas. E se você se esquecer de atualizar uma informação em um lugar?
Mesmo que você faça automações e programações nas planilhas, esses erros podem ocorrer — e sua equipe pode tomar decisões com base em informações erradas.
Além disso, convenhamos que criar automações e programações no Excel (ou Google Sheets) é bem trabalhoso, por mais experiente que você seja na ferramenta. É mais prático e confiável ter uma ferramenta já programada para integrar os processos.
Menos tarefas repetitivas
Como explicamos, o ERP para construção civil integra os processos, de modo que informações também são integradas entre os vários departamentos e processos. O maior benefício disso é a diminuição das tarefas repetitivas, que costumam tomar muito tempo das equipes.
Com isso, você não precisa atualizar números em diversas planilhas e documentos, e também não precisa procurar informações sobre um projeto em várias pastas. Tudo está organizado e atualizado no ERP.
Sobre isso, é importante observar que as tarefas repetitivas geram pouco (ou nenhum) valor para o cliente, além de tomarem bastante tempo da equipe. Eliminá-las permite ganhar muita eficiência. Além disso, elas são as tarefas mais suscetíveis a erros e falhas humanas. Por isso, é muito interessante delegá-las a uma tecnologia como o ERP.
Agilidade nos processos e informações
Com o ERP para construção civil, todos os envolvidos têm acesso às informações necessárias para realizar seu trabalho, independente de onde estejam. Até mesmo porque os melhores sistemas disponíveis atualmente costumam ser sistemas em nuvem, com acesso por login e senha em qualquer computador ou dispositivo móvel.
Dessa forma, você não precisa mais trocar dezenas de e-mails ou criar grupos no WhatsApp para decidir cada detalhe de um projeto. Basta consultar o ERP.
O ganho em eficiência é sensível, já que as decisões são mais rápidas e diretas, e os conflitos de informação são menores. Assim, as pessoas conseguem investir mais tempo trabalhando e menos tempo tentando se entender.
Modularidade e customização
Como explicamos na outra seção do artigo, os ERPs para construção civil são compostos por diversos módulos com funções diferentes. Alguns módulos são indispensáveis, é claro — mas outros são opcionais e algumas empresas permitem contratá-los a parte, ou não.
Nesse aspecto, precisamos salientar que o ERP para construção civil não serve somente às grandes construtoras. Mesmo as empresas menores podem (e devem) contratar um sistema como esse e usufruir de seus benefícios — especialmente se tem ambição de crescer.
Existem sistemas adequados para empresas de todos os segmentos e portes, com módulos e funções diferentes. Logo, você irá encontrar alguma opção que se adeque à sua rotina.
Uso eficiente de recursos
Para terminar, outro benefício do ERP para construção civil que pode ser considerado um dos mais importantes: ele possibilita aos gestores acompanhar como os recursos da empresa são utilizados, para que eles planejem um uso mais eficiente. Isso vale para recursos financeiros, materiais, humanos e de qualquer natureza.
Acima, nós trouxemos o exemplo dos orçamentos previstos e realizados, que pode apresentar discrepâncias. Isso pode acontecer por um uso ineficiente dos recursos humanos, com gastos desnecessários de materiais, além do previsto no projeto. Com o ERP, é muito mais simples identificar que esse é o problema e onde ele ocorre, para resolvê-lo.
Ao fim e ao cabo, isso tudo se traduz em redução de custos — seja com menos horas em cada projeto ou com um uso mais eficiente dos recursos —, e em maior lucratividade.Dessa maneira, você tem mais recursos (e mais tempo) para investir em outras ações para sua empresa crescer. Ações como o marketing para engenharia, na internet e nas redes sociais, que podem lhe trazer muitos novos clientes. Para saber mais sobre isso, continue acessando o site da BuildV e nos siga nas redes sociais.
